離職・退職の挨拶(スピーチ、メール、手紙)は何を伝えればいい?

最終更新 : 2018.5.15

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退職する日が決まったら、準備しておきたいのが退職の挨拶です。最終出社日に社内の人たちに向けてスピーチを求められることもありますし、直接会って挨拶できない人にはメールや手紙で退職を伝える必要があります。

では、具体的にどのような内容を盛り込めば良いのか、気をつけるべきポイントとケース別の文例を紹介します。

離職・退職の挨拶のポイント

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退職の挨拶で伝えるべき内容と注意点は次の通りです。これらはスピーチ、メール、手紙のいずれの場合も共通するポイントです。

退職の報告と退職理由を簡潔に伝える

まずは退職することとその理由を伝えます。退職理由を詳しく説明する必要はありません。転職による退職の場合もそのことには触れず、「一身上の都合」とだけ伝えるのが一般的です。

結婚や出産などおめでたいライフイベントが退職理由の場合はその旨を伝えても構いませんが、その場合も個人的な事情を長々と説明するのは控えましょう。

感謝の気持ちを伝える

続いて、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えます。社内向けのスピーチなら上司や同僚、社外向けのメールや手紙なら取引先の関係者に対して、お礼の言葉をきちんと述べましょう。自分に良い影響を与えてくれた具体的なエピソードをひと言添えるとより良くなります。

ネガティブな内容や言葉は避ける

たとえ職場に不満があって辞めるとしても、愚痴や批判的な意見を口に出すのはNGです。前職の会社にケンカを売るような形で去ることになれば、業界内やクライアントの間で悪い評判が広まって、転職先の仕事にもマイナスの影響を与える可能性があります。

退職の挨拶はあくまでも感謝を伝えるための場であり、前職で関わった人たちと良好な人間関係を保ったまま、新たな職場へ移ることが大事だと心得てください。

離職・退職スピーチのポイント

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職場で退職のスピーチを求められる場合、最終出社日の朝礼や送別会などのタイミングが多くなります。急にスピーチを求められて、「何を話していいかわからず適当なことを言ってしまった」と後悔しないよう、話す内容を考えておきましょう。

スピーチは1分程度を目安に、短く簡潔にまとめてください。特に職場で挨拶する場合、本人以外は通常業務で多忙なので、長すぎる挨拶は迷惑になります。最後の印象を良くするためにも笑顔を忘れず、大きめの声ではっきりと話すことが大切です。

<ケース別>離職・退職スピーチの内容例

次に、自己都合の退職・結婚による退職それぞれのスピーチ例を見ていきましょう。

転職(自己都合退職)の場合

「本日はお忙しい中、このような時間を頂き、ありがとうございます。本日をもちまして、一身上の都合により退職することになりました。入社してから5年間、皆様には多くのご指導を頂き、ここまで育ててくださったことを感謝致します。特に新人時代に直属の上司だった○○さんには、ビジネスマンとしての基礎を叩き込んで頂き、大変多くのことを学びました。この貴重な経験を今後に生かせるよう、頑張っていきたいと思います。これまで本当にありがとうございました」

退職する以上、ネガティブな理由は誰でもあるものですが、今までお世話になったという感謝の気持ちを伝え、前向きな言葉で占めるようにしましょう。おおよそ上記の内容で1分程度で話すことができます。

結婚による退職の場合

「お忙しい中、挨拶のお時間を頂きましてありがとうございます。結婚後も仕事を続けるつもりでしたが、配偶者の転勤が決まり、家族で地方へ転居することになったため、本日をもって退職することになりました。皆様のご指導やご協力のおかげで今日まで仕事を続けられたことに感謝致します。新しい場所へ移っても、皆様のご活躍を心よりお祈りしております。本当にありがとうございました」

結婚や出産などの理由で退職する場合は、感謝の気持ちと合わせて「仕事を続けたい気持ちはあるが、やむを得ず離職する」という気持ちが伝わる内容にするとよいでしょう。

離職・退職メールのポイント

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退職日までに会う機会が作れない相手には、メールで退職の挨拶をします。直属の上司から退職の承認を得た後、いつから周囲に退職することを伝えてよいかを確認した上で、メールを送るタイミングを決めてください。情報をオープンにしてはいけない段階で退職の報告をすると、取引先との関係や業務の引き継ぎに影響する可能性があるので注意が必要です。

また、メールに退職日を明記することも忘れないようにしてください。

メールの件名

メールで送信する際は件名を「退職のご挨拶」とし、社内向けには自分の部署と名前、社外(取引先)向けには会社名と名前を明記します。スピーチと同様、メールもダラダラと長く書くのは避けて簡潔にまとめましょう。

取引先には後任の紹介を入れる

直接会って退職を報告し、後任の担当者を紹介して引き継ぎをするのが基本です。ただし、どうしても会う時間を作れない場合や、以前お世話になったものの最近は関わりがない場合は仕方がないので、メールでの報告になってしまったことを詫びるのに加え、後任の紹介を必ず盛り込みましょう。自分が退職した後、取引先に迷惑をかけることがないよう、必要な情報はきちんと伝えるのが社会人としてのマナーです。

<ケース別>離職・退職のメール文面例

それではメールを送る場合の文面例を見ていきましょう。

社内(複数へ一斉送信)への退職メール

  • 件名:退職のご挨拶(○○事業部××課 山田太郎

    ○○事業部の山田です。
    私事で恐縮ですが、一身上の都合により△月◎日で退職することになりました。
    本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶となり失礼致します。

    在職中は皆様に大変お世話になりました。
    ここまで仕事を続けて来られたのは、皆様のご指導と支えがあったからです。
    特に営業職としてあるべき姿や社内で果たすべき役割を教えて頂いたことは、私にとって大きな学びとなりました。

    今後もこの会社で得た経験を生かしていきたいと思います。
    ここまで育てて頂いたことに、改めて感謝致します。

    末筆ながら、皆様のご健康と益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

①直接挨拶できずメールでの挨拶になった事へのお詫びの言葉、②今までの感謝の気持ち、③今後に向けての前向きな言葉、④結びのお礼の言葉、まで含めた4つセットでまとめると綺麗な文章となります。個別送信をする場合には、その方とのエピソードを一文加えるとより良くなるでしょう。

社外(取引先)への退職メール

  • 件名:退職のご挨拶(○○株式会社 山田太郎

    株式会社△△商事
    △△事業部
    △△様

    お世話になっております。
    ○○株式会社の山田です。

    私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により△月◎日で○○株式会社を退職することになりました。

    本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶となってしまったことをお詫びするとともに、在職中に大変お世話になりましたことを深く感謝致します。
    後任は同じ部署の××が担当致します。
    後日改めて本人より連絡を差し上げますので、変わらぬご指導のほど宜しくお願い致します。

    末筆ながら、貴社のご発展と△△様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

①直接挨拶できずメールでの挨拶になった事へのお詫びの言葉、②今までの感謝の気持ち、③後任の紹介、④結びのお礼の言葉、まで含めた4つセットでまとめると綺麗な文章となります。後任の紹介はビジネス上のマナーです。

離職・退職の手紙のポイント

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手紙(ハガキ)で退職の報告をすると、メールより丁寧な印象を与えます。取引先の中でも役職が高い人や年配の人には、手紙で退職の挨拶をすると失礼がありません。

手紙(ハガキ)は手書きで書く

手紙の文面は、印刷ではなく手書きがベターです。今はメールでの挨拶が主流で、手紙を出すとしてもそれほど数は多くないはずですから、目上の人に対する誠意を伝えるためにも手書きが効果的です。

マナー・定型文に従って書く

手紙にはメールとは違うマナーや定型文があるので、それに従って文章を作成します。文頭には「拝啓」、文末には「敬具」を必ず入れ、文章の出だしは「時候の挨拶」から入ります。その後、ビジネス文書の定型表現である「さて、私こと〜」または「さて、私儀〜」と続けて、退職の報告をします。

なお「さて、私こと〜」「さて、私儀〜」は行末に書き、一文字分の空白を空けて改行してから次の文章を続けるのが一般的です。末筆は相手の幸せを願う一文で結びましょう。

<ケース別>離職・退職の手紙の文面例

それでは手紙を送る場合の文面例を見ていきましょう。

取引先(企業宛)への手紙の場合

  • 拝啓

    ○○の候 貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。さて、私儀
    △月◎日をもちまして○○株式会社を退職致しました。
    在職中は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
    つきましては、弊社○○事業部の××が後任として貴社を担当することになりました。
    後日改めて××がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほど宜しくお願い致します。
    まずは書面にて恐縮ですが、御礼かたがたご挨拶申し上げます。
    末筆ながら、皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。

    敬具
    平成○○年×月×日

    東京都渋谷区○○ △-△-△
    ○○ - ×××× - ○○○○(電話番号)
    山田太郎

基本的な構成はメールでの文面と同じく、①直接挨拶できずメールでの挨拶になった事へのお詫びの言葉、②今までの感謝の気持ち、③後任の紹介、④結びのお礼の言葉、まで含めた4つセットでまとめると綺麗な文章となります。
手紙を送る場合は、手書きで送るのがマナーです。

・ 社外の役職者(個人宛)への手紙の場合

  • 拝啓

    ○○の候 △△様には益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。さて私こと
    △月◎日をもちまして○○株式会社を退職することになりました。
    在職中はひとかたならぬご厚情を賜り、御礼申し上げます。
    貴社との共同プロジェクトを成功させることができたのも、ひとえに△△様のご指導のおかげと心より感謝致しております。
    何卒今後とも倍旧のご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。
    書面をもって失礼とは存じましたが、ご通知かたがたご挨拶申し上げます。
    末筆ながら、△△様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。

    敬具
    平成○○年×月×日

    東京都渋谷区○○ △-△-△
    ○○ - ×××× - ○○○○(電話番号)
    山田太郎

個人宛に送る場合には、接点を持ったプロジェクト、イベント、業務などでのエピソードを添えるとより良い手紙となります。手紙には個人の連絡先、住所を書くと良いでしょう。

まとめ

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円満に退職するためにも、退職の挨拶は非常に重要です。お世話になった人たちへの感謝とお礼を伝え、周囲から気持ちよく送り出してもらえるようなスピーチや文面を作成しましょう。

  • ◆ 離職・退職の挨拶のポイント
    1. ・ 退職の報告と退職理由を伝える
    2. ・ 今まで感謝の気持ちと前向きな意気込みを織り交ぜる
  • ◆ 離職・退職スピーチのポイント
    1. ・ 急なスピーチにも対応できるよう話す内容を事前に考えておく
    2. ・ スピーチは1分程度を目安に、短く簡潔にまとめる
  • ◆ 離職・退職メールのポイント
    1. ・ 必ず直属の上司へ退職することを周囲に伝えていいか確認してから送る
    2. ・ 取引先へ送る場合は、後任を紹介するのがマナー
  • ◆ 離職・退職の手紙のポイント
    1. ・ 手紙の文面は、印刷ではなく必ず手書きで書く
    2. ・ 手紙はビジネスマナーを守ることが大切
    3. ・ 送る相手とのエピソードを一文交えると尚良い
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