履歴書の封筒の書き方って?郵送と提出のマナーは?

最終更新 : 2018.6.5

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応募企業から郵送で履歴書の提出を求められたら、手紙のマナーや郵便のルールを守って送付することが必要です。これらのポイントを外していると、ビジネスマナーが身についていないと判断されます。

書類が届いた時点で相手に好印象を与えられるよう、封筒の宛名の書き方から同封すべき書類、書類を入れる際の注意点まで、詳しく解説します。

この記事の監修者
監修者の今田 千穂子

今田 千穂子エキスパートキャリアアドバイザー

type転職エージェントで企業担当を2年経験後、キャリアアドバイザーへ。IT領域専任のアドバイザーとして蓄積された転職マーケットの知見・ノウハウをもとに、目の前の転職だけでなく、長期視点で将来的なキャリアを築けるような提案や関係づくりに力を入れている。

履歴書送付時の封筒の書き方とマナーは?

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履歴書を郵送する機会は、2018年現在ではほとんど無くなったと言って良い状況です。ただし、ごく稀に履歴書の郵送を求められるケースがああることも確かです。

本項目では、履歴書の送付時の基礎的な書き方とマナーについてご説明していきます。

① 封筒はA4サイズの白い封筒にしよう

まずは履歴書が入るA4サイズの白い封筒を用意します。企業への応募の意思を示すものなので、茶色のクラフト封筒ではなく、きちんとした印象のある白の封筒を使ってください。クラフト封筒を使うと、企業が受け取った時に他のダイレクトメールなどに混ざりやすくなるデメリットもあります。

② 油性のボールペンやサインペンを使おう

宛名を書く筆記用具は黒の油性サインペンや油性ボールペンが適しています。油性なら、もし配送中に雨で濡れてしまうことがあってもにじみにくいからです。

ただし、いくら油性でも太すぎるマーカーやマジックは避けましょう。そもそもこれらのペンは書類や封筒に用いるための筆記用具ではないため、ビジネスシーンには適しません。丁寧さを演出しようとして、わざわざ書き慣れない筆ペンなどを使う必要もありません。自分が書きやすいサインペンやボールペンを使い、相手が読みやすくはっきりとした文字を書いてください。

なお、サインペンやボールペンでも極端に細いものは読みづらくなるので、店頭で試し書きをして、中〜太サイズから読みやすい太さのものを選びましょう。

② 宛名は縦書きで書こう

封筒の宛名は縦書きが一般的です。横書きがマナー違反というわけではありませんが、特に歴史のある企業や伝統的な企業の場合は縦書きを正式な書き方と見なすことが多いので、縦書きが無難です。具体的な書き方は、下記の「封筒の記載例」を参照してください。

④ 「応募書類在中」と記載しよう

宛名を書いたら、封筒の左隅に赤字で「応募書類在中」と書き、目立つように四角で囲みます。企業には郵便物が多数届くので、その中にまぎれてしまわないよう、開封前でも履歴書が入っていることがひと目でわかるようにします。

⑤ 最後に汚れが無いか確認しよう

宛名書きが終わったら、封筒に汚れや折れがないか確認しましょう。宛名を書いているうちに、思わぬところにサインペンなどで汚れがついたり、目立つシワがついてしまうことがあります。相手が気持ちよく受け取れるよう、できるだけきれいな状態の封筒で送付しましょう。

履歴書送付時に書く「添え状」とは?どのように書けばよい?

添え状とは?その書き方-type転職エージェント

書類を郵送する時は、添え状をつけるのがマナーです。これは送付物の概要を伝えるものであり、相手への挨拶を兼ねたものでもあります。応募書類だけを封筒に入れるのは、電話やメールで挨拶もなしにいきなり本題に入るようなもの。相手によっては失礼だと受け取られてしまいます。

添え状がなかったからといって評価が大きく下がるわけではありませんが、書類選考の前にあえてマイナスの印象を与える必要もありませんから、やはり添え状は同封した方がいいでしょう。

添え状の書き方

正しい形式で書いた添え状があれば、ビジネスマナーとしての手紙の書き方が身についていると判断され、プラスの印象を与えることができます。

添え状は手書きではなく、一般的なビジネス書類と同様、PCで作成すればOKです。もし手書きにするなら、便箋を使って縦書きにします。

基本的な構成と記載する要素は、以下の通りです。

添え状のテンプレ-type転職エージェント
  • (1)送付年月日
    1. 書類を投函する日付を書きます。西暦・和暦は、履歴書に記載した形式に合わせます。
  • (2)宛先
    1. 応募する企業名と担当部署名、わかっていれば担当者名を書きます。株式会社を(株)などと略さず、正式名称を書いてください。部署宛てなら「御中」、個人名には「様」をつけます。
  • (3)自分の名前と連絡先(署名)
    1. 自分の名前と住所・電話番号・メールアドレスなどの連絡先を書きます。住所を書く時は、郵便番号から始めて建物名や部屋番号まで正しく記載します。
  • (4)件名
    1. 送付の目的を短く書きます。「応募書類送付の件」「営業職応募の件」などとすれば良いでしょう。
  • (5)頭語と時候の挨拶
    1. 正式な手紙のマナーに則って、「拝啓」から入り、時候の挨拶を続けます。
  • (6)用件
    1. 続いて、求人に応募する意思を伝えます。
  • (7)自己PR
    1. 自己PRは必須ではありませんが、3行ほどで短く簡単な自己PRを入れてもいいでしょう。その場合は、応募書類に書いた自己PRから要点を簡潔にまとめ、履歴書や職務経歴書の内容と矛盾する印象を与えないようにします。
  • (8)結びの挨拶
    1. 面接につなげたい意思を伝えて結びの挨拶とします。
  • (9)結び語
    1. 文章の末尾に、頭語に対応する結語を入れるのを忘れずに。頭語が「拝啓」なら、結語は「敬具」です。
  • (10)同封書類
    1. 封筒に入れた書類の内容と枚数を書きます。企業が応募要項に書いている順番通りに
      「1. 履歴書 1通
      2. 職務経歴書 1通」
      などと記載します。
  • (11)以上
    1. 最後に「以上」と書き、添え状の内容はここまでだと示します。

履歴書の封筒の記載例

封筒の書き方は、以下の通りです。抜け・漏れや記載ミスがないよう、必要な情報を正しい形式で記載してください。

表面の記載のポイント

① 郵便番号

郵便番号の枠がある封筒ならその位置に、枠がない封筒なら右上に郵便番号を書きます。

② 郵送先(企業)の住所

宛先となる企業の住所は、都道府県名から正確に記入します。建物名やビル名、階数も間違えずに書いてください。

③ 正式名称で記載する

社名は正式名称を記載します。(株)などと略さず「株式会社」と書くのがマナーです。

④ 「御中」「様」を使い分ける

担当者名の指定がなく、部署宛に送る場合は、敬称を「御中」とします。(例:「人事部御中」)。
担当者名がわかっている場合は、個人名に「様」をつけます。(例:「人事部 田中様」)

⑤ 「応募書類在中」と記載する

左下に赤字で「応募書類在中」と書き、四角で囲みます。

裏面の記載のポイント

① 自分の住所を書く

封筒裏面の左側に、自分の郵便番号・住所・名前を書きます。こちらも住所は都道府県名から始め、建物名や部屋番号まで正確に記載します。

履歴書を郵送したい!提出する時に気をつけることは?

履歴書の提出時に気をつけること-type転職エージェント

郵送する際は、ポストに投函せず、郵便局の窓口で出すことをお勧めします。書類の枚数や封筒の種類によって郵便物の重さが異なるため、正確な郵便料金を知るのが難しいからです。

切手を貼らず、郵便局の窓口に持参すれば、正確な重さを測って料金を教えてくれます。「このくらいだろう」と適当に切手を貼って、料金不足のまま送るのは論外。不足分の料金は相手が負担することになるので、相手の印象は非常に悪くなります。

履歴書の封筒の書き方・郵送に関するよくある質問

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履歴書の封筒の書き方、郵送方法についてご説明しきれなかった点も踏まえ、よくある質問を見ていきましょう。

  • Q.1 切手は普通のものを使ってよい?

A. 料金さえ間違っていなければ、ごく一般的な切手で何も問題はありません。

むしろキャラクターや特定の人物が描かれた記念切手などは、受け取る相手によっては好き嫌いが分かれるので、特別な絵柄よりも花や風景といったよくある絵柄の方が無難です。

ただし、「トータルの金額さえ合っていればいい」と考えて、少額の切手を何枚も貼るのは避けた方がいいでしょう。見栄えもよくありませんし、スマートな印象を与えません。これも郵便局の窓口へ行けば、重さに合った最小枚数の切手を貼ってくれますから、この点でもやはりポスト投函ではなく窓口での発送をお勧めします。

  • Q.2 履歴書を郵送した際はメールを送る必要はある?

A. 履歴書を提出する前に、企業との間でメールのやり取りがあった場合は、送付したことをメールで知らせた方がよいでしょう。「配送ミスで届かなかった」といった万が一のトラブルを防ぐこともできます。

  • Q.3 履歴書の郵送は速達だと問題ある?

A. 速達で送るのは、できれば避けてください。前もって期限がわかっているのであれば、それまでに送れるよう手順を踏んで対応するのがビジネスパーソンとしてのマナーです。期限の間際になって速達で送られてきたら、「スケジュール管理のできない人」とみなされる可能性があります。

長期の出張で不在にしていたなどのやむを得ない事情で速達を使うのであれば、その旨を添え状にひと言添えましょう。「長期出張で不在にしていたため、速達での送付にて失礼いたします」とひと言添えれば、企業の担当者にも特別な事情があったことが伝わるので、大きなマイナスにはなりません。

なお、書留で送るのもやめましょう。受け取りにサインが必要なので、相手に手間をかけさせてしまいます。履歴書の郵送は、あくまで普通郵便が基本と考えてください。

  • Q.4 履歴書を送付する際にクリアファイルに入れた方がいい?

A. 配送中に折れたり曲がったり、雨に濡れたりする可能性もあるので、形状の安定と保護のためにクリアファイルに入れて送りましょう。

書類を入れる順番にも気をつけてください。添え状を一番上にして、添え状の「同封書類」に書いた順番通りに書類を重ねます。書類が表裏や上下さかさまになっていないかも、きちんと確認しましょう。

クリアファイルに入れる際は、右利きの人が取り出すことを想定して、右側から差し込むのが基本です。

まとめ

マナーやルールを守って履歴書を送れば、ビジネスパーソンとして最低限の礼儀や常識が身についているというアピールにもなります。

いくら履歴書を丁寧に作成しても、封筒の書き方が間違っていたら台無しです。書類選考の前に思わぬところで減点されないよう、細心の注意を払いましょう。

  • 履歴書送付時の封筒の書き方とマナー
    1. 1. 封筒はA4サイズの白い封筒にしよう
    2. 2. 油性のボールペンやサインペンを使おう
    3. 3. 宛名は縦書きで書こう
    4. 4. 「応募書類在中」と記載しよう
    5. 5. 最後に汚れが無いか確認しよう
  • 履歴書を郵送する時は、添え状をつけるのがマナー
    1. ・ 添え状は手書きではなく、一般的なビジネス書類と同様、PCで作成すればOK
    2. ・ 手書きの場合、便箋を使って縦書きにする
  • 履歴書を郵送する時は郵便局での提出がオススメ
    1. ・ 郵便局であれば、正確な値段と必要最低限の切手枚数で郵送できる
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