退職願・退職届の正しい書き方

最終更新 : 2018.5.10

退職願・退職届の正しい書き方のイメージ-type転職エージェント

転職活動の最後のハードル、退職手続きも戸惑いやすいステップです。「退職願・退職届の書き方はどうしたら?」「どのタイミングで提出すればいいの?」といった悩みが浮かんでくるのではないでしょうか。

そこで、スムーズな退職交渉のためのチェックポイント、「退職願」「退職届」の提出に際しての疑問やトラブル対処法などをまとめました。退職願・退職届の違いや円満退職のための進め方も交えながら、退職願・退職届の正しい書き方についてご説明していきます。

この記事の監修者
監修者の加藤美季

加藤 美季エキスパートキャリアアドバイザー

営業職の転職希望者を中心に、年間約500名(2017年度)のキャリアカウンセリングを行う。キャリアアドバイザーの中でも、特に支援実績の豊富なエキスパートキャリアアドバイザー。

退職願と退職届とは?辞表の違いは?

退職願と退職届の違い-type転職エージェント

退職願と退職届とは、現在勤めている会社に対して退職(労働契約の解除)したい旨を伝えるための書類です。それぞれ意味するところは全く異なるため、名前が似ていてややこしいのですがしっかりと理解しておく必要があります。

退職願

労働者側から会社側に対して「退職を願い出る」ための書類です。願い出ですから、必ずしも書面で行う必要はありません。2018年現在、多くの企業では「退職交渉を切り出すこと」がそのまま退職願の役割を果たしているケースが多く、実際に退職願を提出するケースは減ってきています。

一般的には辞意を伝えた後に「退職願」を提出します。

退職届

労働者側から会社側に対して「退職の意志を伝える」ための書類です。会社側へ提出した段階で退職の意志を撤回することはできません。退職届については会社によって所定のフォーマットが用意されている場合も多く、会社指定の書類に記入するケースも多いようです。

辞表

会社側と雇用関係の無い役員や公務員が、「職を辞する」ための書類です。一般社員が辞表を使うことはありません。

退職願と退職届を出す前に確認するべきことは?いつまでに出せばよいの?

退職願と退職届を出す前に確認するべきこと-type転職エージェント

それでは次に、退職願と退職届を提出する前に確認すべきことについて、順を追って見ていきましょう。

退職願と退職届を提出する前に確認すべきこと

退職願・退職届を提出する前に確認しておくべきことは以下の4つです。

  • ① 退職するまでの期間
  • ② 就業規則
  • ③ 退職フロー
  • ④ 退職交渉で確認しておきたい事項の整理

① 退職するまでの期間

退職を決意すると、一刻も早く辞めたくなるのが人情ですが、退社日の設定は慎重に。繁忙期やプロジェクトの半ばでの退職は避けたいものですが、新しい転職先の事情もありますので、充分考慮した上で設定しましょう。また、採用が内定した段階で、新しい仕事やプロジェクトなどはなるべく引き受けないようにしていくのが賢明でしょう。

② 就業規則

退職交渉を始める前に、現在勤めている企業の就業規則を確認することも必要です。企業によっては「退職を希望する場合には、退職を希望する日から●ヶ月前に申し出が必要」等の規定がある場合があります。円満退職のためにも、就業規則は事前に確認しておきましょう。

③ 退職フローの確認

可能ならば、既に退職している元同僚や先輩に「退職までどれくらいの期間がかかったのか」「退職が決まるまでに誰と、何回面談したのか」などの退職フローについて確認しておきましょう。

退職交渉に時間が掛かりすぎると内定先の企業に迷惑をかけることになります。事前に調べておくことで「入社日までに退職交渉が終わらない・・・」という最悪の事態を事前に防ぐことができるからです。

④ 退職交渉で確認しておきたい事項の整理

退職願を提出する際に伝えておくべきこと、聞いておくべきことを整理しておきましょう。どんな方にも共通する確認すべき項目は以下の3つです。

  • <伝えておくべきこと>
    1. ◆ 退職したい旨と、退職したい日付
  • <確認しておくべきこと>
    1. ◆ 退職交渉のフロー(何回面談があるのか、誰と面談するのか)
    2. ◆ 最終決裁者は誰なのか

退職願は出さなくても良い?

口頭で退職の意向を伝えれば退職願を必ずしも提出する必要はありませんが、直属の上司に報告という形で辞意を伝え、その後で正式に退職願を出すのが礼儀であり、円満退社の秘訣、といえるでしょう。

また、退職交渉が難航した(或いは難航しそうな)場合においては提出しておくべき書類となります。退職願を書面で出すということは、その日付で退職の旨を切り出したという証拠を残すことになるからです。

場合によりますが、メールにて送付し、エビデンス(証拠)として残すことも難航している場合には有効です。

退職願と退職届の提出スケジュール

退職願と退職届の提出スケジュール-type転職エージェント

一般的な退職までのスケジュールとしては、辞意を伝えたあとに「退職願」を提出し、退職が認められたあとに「退職届」を提出します。

ただし、実際には円満退職の場合、「退職願=退職交渉」となり、退職願を提出せずに進むことが多いです。

退職交渉フローの図解-type転職エージェント

退職交渉は、直属の上長に面談の時間をもらい退職する旨を伝えることからスタートしましょう。退職を切り出す上でもっとも大切なことは、「退職をしたい」ではなく「退職をする」という前提で話をすることです。

  • × 悪い退職の伝え方例
    1. 「この度は一身上の都合により、退職させていただきたいと考えています。つきましては、退職の手続きを進めさせていただけないでしょうか。」

上記のような伝え方をすると上長も「もしかしたら、うちの会社に留まってくれるのではないか」と期待をし、部署異動や昇進の打診をされることがあります。会社側としては能力のある人材はなんとしてでも引き止めておきたいもの。

しかし一度辞意を表明したあなたが会社にとどまったとしても、上役からよく思われることはありません。一度は退職を断念したものの、また別の会社に応募するというケースもあります。考え抜いた結果の辞意ならば、初志貫徹するべきです。

  • 良い退職の伝え方例
    1. 「この度は一身上の都合により、退職させていただきたいと考えています。次の転職先は決まっており○月○日入社となります。つきましては○月○日までに退職させていただきたく、業務の引継ぎを進めさせてください。」

上記のように伝えつつ、上司に対してお礼と感謝の気持ちもしっかりと伝えましょう。退職する旨が承認されたら必要書類を提出し、退職日を確定してもらいます。

何度退職の意向を伝えても取り合ってもらえない場合には、こちらの最終手段をご確認ください。

退職交渉は長くても1ヶ月を目安に

退職交渉はどんなに長くても1ヶ月です。これは一般的に、転職先の企業は「内定から2ヶ月以内の入社」を希望していることが多いからです。

退職交渉は以下の日数を目安に進めていきましょう。

  • ①上長へ退職の意向を伝え、退職願を提出する【数日~1週間】
  • ②最終決裁者まで所定面談を進める【数日~1週間】
  • ③会社の指示に従い退職手続きを進める【2~3日】
  • ④正式に退職(日)が確定【数日~1週間】

退職日確定までが退職交渉!

上司に退職の旨を認められたからといって安心せず、退職日が確定するまでしっかりとスケジュールを追うようにしましょう。退職交渉が円満に進んだからといって、退職日をうやむやにしたままにしてしまい、「転職先の入社日に間に合わない・・・」という状況になってしまったら目も当てられません。

「退職日が確定するまでが退職交渉」です。最後まで気を抜かずに進めましょう。

退職願と退職届の正しい書き方(テンプレートとフォーマット付)

退職願のフォーマット

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  • ① 冒頭に「退職願」または「退職届」と書く
  • ② 最初の行の一番下「私事」 「私議」と書く。「私は」などに代えても可
  • ③ 退職届の場合は「退職させていただきます。」と書く
  • ④ 届出年月日は提出する日に合わせる
  • ⑤ 自分の氏名の前に正式な所属部課名をつけ、捺印も忘れずに
  • ⑥ 宛名は会社の最高責任者にし、「殿」を忘れずにつける

正式な意思表示として、退職願はきちんと手書きで作成しましょう。用紙・封筒は白無地で普通サイズのもの、筆記用具は黒の万年筆かボールペンを使います。

また、退職願は必ず直接手渡しましょう。宛て名は社長でも渡す相手は直属の上司です。机にポンと置いたり、同僚に頼むなどは非常識です。上司があまり忙しくない時間を見計らって提出しましょう。

退職願のフォーマット

退職交渉(退職願の提出)に関するよくある質問

退職交渉(退職願の提出)に関するよくある質問-type転職エージェント

Q. 退職願を提出してから、退職日が確定するまでの目安はどの位でしょうか?

A. 長くても1ヶ月が目安です。退職交渉完了から引継ぎや有給休暇取得に2週間~1ヶ月以内、内定から入社までは2ヶ月以内に収めることが一般的です。

Q. 「代わりが見つかるまでもう少し(3ヶ月程)いて欲しい」と言われてしまいました。

A. 「転職先の入社日が〇月〇日になっています。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、次の環境で頑張らせてください。」と伝えましょう。一般的に「内定から入社まで長くて2ヶ月」と考えている企業が多いため、入社日が合わず転職先へ入社できなくなる可能性があります。

Q. 転職先を教えて欲しいと言われました。伝えなければいけないでしょうか?

A. 社名を言う必要はありません。社名を挙げると「あの会社は悪い話ばかり聞く」等の企業批判を受けるなど、建設的な交渉とならないケースがあります。また、伝える義務もないため、後々の個人情報の問題を考えても伝えるべきではありません。

Q. 退職したい旨を上司に伝えたところ「そんなものは認められない」と取り合ってもらえませんでした。

A. 直属の上長に退職の意向を伝えても取り合ってもらえない場合には、その更の上の上長に退職したい旨を伝えます。自身の上長ラインが難しい場合は、人事に直接相談することが有効な場合もあります。目指すべきは円満退職ですから、退職を認めてもらうことを前提に退職交渉を行いましょう。

Q. 退職する旨を何度も伝えているのですが、一向に承認されません・・・。次の会社への入社日に間に合うか不安です。

A. あなたがしっかりと退職の意向を伝えても一向に認めてもらえない場合、「退職届」を人事部宛に内容証明郵便にて郵送する方法があります。ただし、この方法は円満退職とは程遠くオススメできません。あくまでも最終的な手段として認識し、基本的には就業規則に則って動くことを優先してください。正社員(期間の定めのない雇用)の場合、会社の承認を得ずとも郵送してから14日後に退職となります。

退職の申し出をした時から14日経過で退職となる

“ 『期間の定めのない雇用の場合、労働者はいつでも退職を申し出ることができます。また、会社の承認がなくても、民法(明治29年法律第89号)の規定により退職の申出をした日から起算して原則として14日を経過したときは、退職となります』 ”

引用 : 厚生労働省「モデル就業規則について 第7章 第48条」より抜粋

まとめ

退職願・退職届の書き方についてのまとめ-type転職エージェント

退職願・退職届の提出は転職成功までの最後のステップです。面接の準備と同じように、退職交渉にも事前準備が大切となります。それでは最後に、本ページの内容をまとめてご紹介します。

  • ◆ 退職願は「退職を願いでる」書類、退職届は「退職を伝える」書類
    1. ・ 上長へ辞意を伝えたあとに「退職願」を提出する
    2. ・ 「退職届」は会社所定のフォーマットがあれば、その指示に従って提出する
  • ◆ 退職願はしっかりとフォーマットを守り、正しい書き方で提出する
    1. ・ 用紙・封筒は白無地で普通サイズのもの、筆記用具は黒の万年筆かボールペンを使う
    2. ・ 退職願は必ず直接上長へ手渡す
  • ◆ 退職願と退職届を提出する前に確認すべきことは4つ
    1. ① 退職するまでの期間
    2. ② 就業規則
    3. ③ 退職フロー
    4. ④ 退職交渉で確認しておきたい事項の整理
  • ◆ 退職交渉は長くても1ヶ月を目安に
    1. ・ 引継ぎや有給休暇の消化と合わせて、「内定から入社まで2ヶ月以内」を目指す
    2. ・ 辞意を伝えた後に現職へ残っても良いことはない
    3. ・ 入社まで時間がかかると入社日に間に合わなくなり、最悪内定の有効期限が過ぎてしまうことも
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