職務経歴書の書き方マニュアル【完全版】

最終更新 : 2018.5.11

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いざ転職しようとすると、いちばん初めに苦労することは応募書類の作成ではないでしょうか。特に、職務経歴書は応募企業へあなたをアピールすることができる重要な書類です。一方で、決められたフォーマットが無く自由に書ける分、何を書けばいいか、躓きやすい書類でもあります。

本ページでは、type転職エージェントのキャリアアドバイザーが日々、転職希望者の方へお伝えしている職務経歴書の作成方法について、書き方、採用担当者が見ているポイント、職種別の書き方サンプル、ダウンロード可能なフォーマットまで全てご用意しています。

履歴書と職務経歴書の違いとは?

職務経歴書は転職活動において、もっとも大切で重要な書類です。なぜなら、職務経歴を正確に伝える役割とともに、応募企業に対してあなたを採用することのメリットを最大限アピールできる書類だからです。

最近では、いわゆる「職務経歴」だけでなく、自己PRや志望動機などアピールポイントを盛り込んで作成することが一般化してきているため、採用担当者の注目度も非常に高い書類となっています。

人気企業であれば、採用担当者は1日で数十人分の応募書類を見ることも少なくないため、「職務経歴書を読めばあなたの事が分かる」状態にしておきましょう。

一方で、履歴書はあなたの今までの経歴・賞罰・保有資格など、誰から見ても変わりがない客観的な経歴を伝えるための書類であり、したがってアピールできる内容が限られている書類とも言えます。

履歴書は選考に落ちないための書類、職務経歴書はアピールするための書類、と考えておくと良いかもしれません。

職務経歴書の書き方

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抑えておきたい!職務経歴書作成4つのコツ

職務経歴書を作成する上で、前提として抑えておきたい4つのポイントを解説します。

① 採用担当者が見やすいかどうかを基準にして作成しよう

職務経歴書を作成するにあたって最も大切なことは、採用担当者が分かりやすい書類になっているかどうかです。

具体的にいうと「欲しい経験・実績」「求めている能力」を持っているのか、端的に記入されている状態が望ましいといえます。職務経歴書に載せる経験やスキルは、求人票や募集情報などから応募したい企業がどのような人物を求めているか想像し、自分の経歴のどこを強調するかを見極めて作成しましょう。

採用担当者にあなたの魅力が伝わりやすい、読みやすい書類かどうかを常に念頭に置いて作成することが大切です。

② 目安はA4用紙で1~2枚程度で収まるようにしよう

端的に分かりやすく伝えるための目安としてはA4用紙2枚程度が適しています。30代半ば~40代以降の方は記入すべき内容が多くなるため、A4用紙3枚で収まるように作成すれば問題はありません。

③ Word、Excel、mac pagesで作成した書類はPDF形式に変換して提出しよう

現在はデータでの作成が一般的となっていますが、作成した職務経歴書は必ずPDFに加工して提出しましょう。

採用担当者の使用しているパソコンやoffice製品のバージョンによっては、レイアウトが崩れてしまう可能性があるからです。確実に意図した通りのレイアウトで書類を届けられるよう配慮しましょう。

④ テンプレートのままでなく、自分なりのカスタマイズを加えよう

職務経歴書のテンプレートは様々な種類が出回っていますが、稀に職務経歴書の一部をテンプレートそのまま提出される方もいらっしゃいます。

そのため、採用担当者はテンプレート通りの職務経歴書を提出された場合、ひと目で分かってしまいますし、「テンプレートそのままで提出してくるということは、志望度があまり高くないのだな」などと感じられてしまうリスクもあります。

職務経歴書のテンプレートはあくまで目安として参考にし、あなた独自の内容を記入するようにしましょう。たとえ同じ応募職種であったとしても、企業によって業務範囲・内容・仕事のスタイルは異なります。

応募する企業に合わせて言葉や表現などを選んでいくと「志望度が高い候補者」と捉えてもらえる可能性も高くなるため、書類通過もしやすくなるメリットもあります。

職務経歴書は『あなたの個性を出せる書類』であり、あなたの魅力をアピールできる書類です。履歴書よりも重要度が高い書類と認識した上で、しっかりと作成するようにしましょう。

人事担当者が職務経歴書で見ている4つのポイント

一般的に企業が長期的に事業を拡大していくにあたり、優秀な人材の採用は欠かせません。

あなたが応募したいと思っている求人の背景には、その企業の「3年後には○○%の市場シェアを獲得するために○○ができる人材を採用したい」とか、「1名欠員が出るから、早急に後任を任せられる人材を採用したい」といった採用背景があります。

長期的な育成を前提とした新卒採用とは違い、一般的に中途採用では即戦力性を求められることから、あなたの持つ経験が応募企業にとっていかに魅力的に感じてもらえるように伝えるか、が非常に重要となってきます。このポイントを意識しながら職務経歴書が作りこまれているかで書類の通過率は大きく変わってくるのです。

採用担当者が書類選考をするにあたり見ているポイントは以下の4つです。

  • ① 求めている経験を持っているか
  • ② どれくらいの期間で、どんな業務に取り組み、どんな業績を上げたか
  • ③ どのような強みを持っているか
  • ④ 自己PRの内容から応募意欲の高さを感じられるか

今までの職務経歴だけでなく志望動機や自己PRも、採用担当者が重要視しているポイントです。少なくとも自己PRや強みとするポイントに関しては使い回しでなく、応募企業ごとにアレンジしたものを用意することをお勧めします。

その際には、応募企業のホームページを見て、どのような事業内容で、どのような特徴がある企業なのかを調べてみると書きやすくなるはずです。また、書類通過後の面接に向けても有利になりますから、必ず確認しておきましょう。

職務経歴書に記入するべき項目

職務経歴書に記入するべき項目-type転職エージェント

◆ 経歴概要

応募企業に「アピールしたい業務内容」はもちろん、「今後どんなことをしていきたいか」「そのためにどんな努力をしているのか」を記入すると良いでしょう。

特に「今後どんなことをしていきたいのか」は志望動機にも繋がる必須項目です。採用担当者の立場から考えると、入社後のアサインや長く勤めてくれそうか書類上で判断できる項目となるからです。職歴概要は、職務経歴書の冒頭に記入しましょう。

◆ 職務経歴の概略

今までどんな経歴を歩んできたのか概略を記入します。現在の在籍企業・部署から過去に向かって順に記入していきましょう。表組みを作るととても見やすくなります。

表を区切る目安としては、在籍企業・部署が変わった(合併などによる名称変更も含む)タイミングです。

◆ 得意分野・経験

主にキャリア形式で職務経歴書を作る場合に入れると見やすくなるため、コンサルタント、エンジニア、クリエイティブ職、企画職の方は特に記入すべき項目です。

記入する場合は、得意な領域・分野から順にアピールしたいポイントを記入していきます。アピールポイントは「あなたがアピールしたい項目」ではなく、応募企業の募集用件と合致するものから選定するようにしましょう。

◆ 保有資格

所持している資格を「現在から過去に向かって」取得年月日と合わせて記入していきます。

業務内容と親和性のある資格はもちろんアピールポイントとなりますが、応募企業の求人に直接的に活かせない資格であったとしても、特に未経験求人に応募する場合などには大きなアピールポイントとなります。

なぜなら、採用担当者に「主体的に継続的に努力できる人のようだ」と感じてもらうことができるからです。未経験職種の場合は、入社後に業務に早期にキャッチアップすることが求められるため「主体的に努力できる」ことは大きなアドバンテージになるといえるでしょう。

◆ 自己PR

職務経歴書の中でもっとも直接的なアピール項目といっても過言ではありません。

自己PRは大別すると「成果・実績」「スキル・経験」「性格的強み」「コミュニケーション能力」「自己研鑽」の5つに分けられます。この中から2~3項目を選んで記入するようにしましょう。

魅せる職務経歴書のフォーマットはこれだ!

職務経歴書のフォーマットは大きく3パターン存在しています。本項目ではそれぞれについてご説明していきます。

編年体形式

編年体形式とは、時系列に沿って業務内容や実績を記入していく形式です。月ごと、年度ごとに業務内容、実績・成果を記入していくため、どのような経歴と業務歴を経てきたのか理解しやすいフォーマットであるといえます。

編年体形式の場合、新卒時の業務内容から順番に記入していきます。区切りを付ける目安としては「業務内容が変わった(事業部が変わった)」「勤めている会社が変わった」タイミングを一区切りと良いでしょう。

編年体形式の職務経歴書の見本-type転職エージェント

記入することで注意すべきポイントは、業務内容だけでなく「客観的な成果」と合わせて、「なぜその成果を残すことができたのか」を記入する点です。成果を残せた理由を記入していない場合、「意図して成果を出せる人なのか、それともたまたま上手くいっただけなのか」採用担当者が判断できないためです。

「編年体形式」は、特に営業職や販売・サービス職、事務職の経験をお持ちの方に適した書き方です。

逆編年体形式

逆編年体形式とは、時系列に沿って業務内容や実績を記入していく形式という点では「編年体形式」と同じフォーマットです。

業務内容、実績・成果を「現在から過去に向かって」記入していくため、どのような経歴と業務歴を経てきたのかを理解しやすい点がメリットです。

経歴を効果的に採用担当者へアピールするためには、「逆編年体形式」が適しているといえるでしょう。

逆編年体形式の職務経歴書の見本-type転職エージェント

「編年体形式」と合わせて、営業職、販売・サービス職、事務職などの方にオススメの書き方です。なぜなら、即戦力性を求められる転職活動においては「過去の経験よりも現在の経験」を重点的に見られるからです。

キャリア形式

キャリア形式とは「業務の区切り」ごとに職務経歴を記入していく形式です。「編年体形式」または「逆編年体形式」と合わせて記入します。

プロジェクトベースで動くことの多い、コンサルタント、エンジニア、クリエイティブ職、企画職の方に適した形式だといえます。

プロジェクトごとに「プロジェクト内容」「メンバー数」「プロジェクトでのあなたの立ち居地」「あなたが貢献したこと」を記入し、作成していくようにしましょう。

キャリア形式の職務経歴書の見本-type転職エージェント

キャリア形式で作成する際、特に避けたいのが、「プロジェクトの内容」「メンバー数」「プロジェクト全体の成果」を記入するものの、「プロジェクトでのあなたの立ち居地」「あなたが貢献したこと」を記入していないケースです。

この場合、採用担当者が「結局、このプロジェクトの中で何をしたのか見えない」と感じてしまい、お見送りとなるケースがありますので、しっかりと記入するようにしましょう。

職務経歴書の見本・テンプレ集

まとめ

ここまで職務経歴書に必要なポイントを詳細に見てきました。職務経歴書だけ取ってみても、応募企業に受かるためのポイントは多く存在していることがお分かりいただけたと思います。

特に職務経歴書は、あなたをアピールするもっとも重要な書類です。ここで最後にもう一度、職務経歴書のポイントをまとめて見てみましょう。

  • ◆ 職務経歴書の4つの基礎ポイント
    1. ① 「採用担当者が見やすいか」を考えて作成する
    2. ② A4用紙1~2枚にまとめると良い
    3. ③ レイアウトが崩れないようPDF形式にして提出する
    4. ④ テンプレートのままでなく、自分なりのカスタマイズを加える
  • ◆ 採用担当者が見ている4つのポイント
    1. ① 求めている経験を持っているか
    2. ② A4用紙1~2枚にまとめると良い
    3. ③ どのような強みを持っているか
    4. ④ 自己PRの内容から応募意欲の高さを感じられるか
  • ◆職務経歴書のフォーマットは3タイプある
    1. ・ 「編年体形式」「逆編年体形式」は営業、販売・サービス職、事務職の方に適している
    2. ・ 「キャリア形式」はコンサルタント、エンジニア、クリエイティブ職、企画職などのプロジェクトベースで動く方に適している
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